Í fjöleignarhúsum með sex eignarhluta eða færri gerist þörf á að allir eigendur undirriti eyðublaðið Tilkynning um stjórnarkjör húsfélags og umboð gjaldkera.
Í fjöleignarhúsum með fleiri en sex eignarhlutum þarf stjórn húsfélagsins að undirrita eyðublaðið Tilkynning um stjórnarkjör húsfélags og umboð gjaldkera sem skilað er inn samhliða fundargerð frá löglega boðuðum aðalfundi. Fundargerðinni þarf að skila inn undirritaðri af fundarstjóra og a.m.k. einum öðrum félagsmanni. Í fundargerð skal koma fram hvort löglega hafi verið boðað til fundarins, hverjir mættu á fundinn, meginatriði allra mála sem tekin eru fyrir og allar ákvarðanir sem teknar eru og hvernig atkvæði hafa fallið.
Mikilvægt er að skilríki gjaldkera séu skönnuð í kerfum bankans sem hægt er að afgreiða með rafrænum hætti.