Landsbankinn er fjármálafyrirtæki sem á viðskipti við fjölmarga birgja og þjónustuaðila. Landsbankinn á í góðu samstarfi við þessa aðila og leitast við að gæta sanngirnis, jafnræðis og meðalhófs í samskiptum við þá, bankanum og samfélaginu til hagsbóta.

Landsbankinn tekur tillit til umhverfis- og samfélagsstefnu í viðskiptum sínum við birgja og þjónustuaðila. Jafnframt styður bankinn þá í að auka og þróa umhverfisvitund í starfsemi sinni.

Landsbankinn leitast við að kaupa vörur og þjónustu í nærsamfélaginu sé því við komið út frá fjárhagslegri hagkvæmni og faglegum sjónarmiðum. Landsbankinn velur    

þá birgja og vörur sem eru fjárhagslega hagkvæmastar fyrir bankann. Landsbankinn leggur áherslu á að nota rafræna reikninga í viðskiptum sínum.

Landsbankinn beitir markvissum og skipulögðum vinnubrögðum við innkaup og fer eftir gildandi stöðlum og reglum til að stuðla að heilbrigðri samkeppni. Samskipti við birgja og þjónustuaðila eru endurskoðuð reglubundið.

Landsbankinn skilgreinir verk- og ábyrgðarskiptingu varðandi innkaup á vörum og þjónustu. Starfsmenn Landsbankans gæta trúnaðar um þá vitneskju sem þeir fá í samskiptum við birgja og þjónustuaðila. 

Landsbankinn skilgreinir hvenær vöru- og þjónustukaup eru boðin út eða verðtilboða leitað.

1. Samskipti við birgja

Landsbankinn skilgreinir "Samskipti við birgja" sem það ferli sem á sér stað frá þarfaskilgreiningu til innkaupa og veittrar þjónustu á samningstímabilinu.

2. Gæta sanngirni

Landsbankinn gætir sanngirnis hvað varðar verð, t.a.m. ef verð er undir kostnaðarverði eða í ósamræmi við gildandi kjarasamninga.

3. Jafnræði og meðalhóf

Landsbankinn skilgreinir jafnræði skv. 11. grein í stjórnsýslulögum nr. 37/1993. Landsbankinn skilgreinir meðalhóf skv. 12. grein í stjórnsýslulögum nr. 37/1993.

4. Fjárhagsleg hagkvæmni

Landsbankinn skilgreinir fjárhagslega hagkvæmni skv. 1. mgr. 45. greinar í lögum um opinber innkaup nr. 84/2007. Athygli er vakin á því að upptalningin í 45.grein laganna er hvorki bindandi (verði að taka tillit til allra þátta í öllum útboðum), né tæmandi (að ekki megi taka tillit til fleiri þátta í útboðum).

Landsbankinn tilgreinir í útboðsgögnum til hvaða atriða verður litið við mat á fjárhagslegri hagkvæmni, sé lægsta tilboði ekki tekið.

5. Rafrænir reikningar

Landsbankinn stefnir að því að auka markvisst notkun rafrænnar reikningsmiðlunar (útsendingu og móttöku reikninga) í viðskiptum við birgja og þjónustuaðila.

6. Endurskoðun samskipta

Landsbankinn endurskoðar með reglubundnum hætti samskipti og samninga við birgja og þjónustuaðila til að tryggja að samningum sé fylgt eftir og þeir séu í gildi. Þetta felur í sér að bankinn skilgreinir til hve langs tíma samningar skulu gilda. Öll innkaup yfir viðmiðunarfjárhæð byggjast á skriflegum samningum.

7. Umhverfis- og samfélagsstefna

Landsbankinn ætlar að vera samfélagslega ábyrgur og bankinn velur sér samstarfsaðila sem deila þeirri framtíðarsýn. Samfélagslega ábyrgir birgjar og þjónustuaðilar auðvelda Landsbankanum að vera samfélagslega ábyrgur banki. Landsbankinn velur gjarnan umhverfismerktar vörur og birgja og þjónustuaðila sem eru með vottað umhverfis- eða gæðastjórnunarkerfi eða sambærilegt. Við innkaup er tekið tillit til umhverfissjónarmiða. Ef vörur eru sambærilegar ber að velja þá tegund sem telst síður skaðleg umhverfinu. Vara getur verið dýrari í innkaupum en kann að leiða til sparnaðar þegar til lengri tíma er litið.

8. Verk- og ábyrgðarskipting

Verk- og ábyrgðarskipting felur m.a. í sér aðskilda ábyrgð starfsmanna hvað varðar beiðni/samþykki, greiðslur og umsýslu eigna. Sé ekki hægt í einhverjum tilfellum að skipta verkum og ábyrgð á ofangreindan máta, eru þau tilvik skrásett og eftirlitsferlar skilgreindir.

9. Útboð

Landsbankinn getur keypt ákveðnar vörur og þjónustu án undangengis útboðs séu innkaupin undir ákveðnum viðmiðunarfjárhæðum. Sé um endurtekin smáinnkaup að ræða getur Landsbankinn ákveðið að gera samning við tvo eða fleiri birgja til ákveðins tíma. Sé um stórinnkaup að ræða ákveður Landsbankinn hvort bjóða eigi vöruna/þjónustuna út eða hvort gera skuli verðathugun hjá þeim birgjum sem eru með samning við Landsbankann.