Tvær góðar um verkefnstjórnun, skipulag og samskipti

Talsverð gróska virðist vera í útgáfu fræðibóka um málefni sem tengjast skipulagi og stjórnun fyrirtækja. Nýlega komu út bækurnar "Leiðtogafærni", "Samskiptafærni", "Stefnumótunarfærni" og "Skipulagsfærni". Dr. Ásta Bjarnadóttir endurskrifaði og endurútgaf einnig nýlega bók sína "Starfsmannaval" sem ég mun fjalla um síðar.

Að þessu sinni fjalla ég stuttlega um bækurnar "Samskiptafærni" og "Skipulagsfærni" eftir Dr. Helga Þór Ingason og Dr. Hauk Inga Jónasson sem eru báðir kennarar hjá HR og sjá meðal annars um hið vinsæla meistaranám í verkefnastjórnun (MPM-master of project management).

Talsverð gróska virðist vera í útgáfu fræðibóka um málefni sem tengjast skipulagi og stjórnun fyrirtækja. Nýlega komu út bækurnar "Leiðtogafærni", "Samskiptafærni", "Stefnumótunarfærni" og "Skipulagsfærni". Dr. Ásta Bjarnadóttir endurskrifaði og endurútgaf einnig nýlega bók sína "Starfsmannaval" sem ég mun fjalla um síðar.

Að þessu sinni fjalla ég stuttlega um bækurnar "Samskiptafærni" og "Skipulagsfærni" eftir Dr. Helga Þór Ingason og Dr. Hauk Inga Jónasson sem eru báðir kennarar hjá HR og sjá meðal annars um hið vinsæla meistaranám í verkefnastjórnun (MPM-master of project management).

Þeir Helgi og Haukur ná greinilega vel saman og eru ljóslifandi dæmi um það hvernig þverfagleg þekking, t.d. doktorsnám í húmanískum fræðum annars vegar og verkfræði hins vegar, geta tengt saman tækni og samskiptaleikni og hvernig hópastarf tengist mörgum
ólíkum þáttum.

Þverfagleg nálgun er mikilsverð

Það kom mér á óvart þegar ég las þessar bækur hve yfirgripsmiklar þær eru og ná yfir flestöll svið stjórnunar, skipulags og mannlegra samskipta. Það sem oft skortir í stjórnun fyrirtækja og verkefna er að tengja saman verkefnastjórnun, verkfræði og tæknilegar- og fjármálalegar útfærslur annars vegar og samskipti, hópastarf, leiðtogahæfileika og teymisvinnu hins vegar. Einstaklega vel tekst til að tengja þetta saman í þessum tveimur bókum þótt þær standi vissulega alveg sjálfstæðar fyrir sínum áherslum.

Þeir Haukur og Helgi hafa unnið saman í næstum áratug og hefur Tryggvi Sigurbjarnarson verkfræðingur verið lengi samstarfsaðili þeirra og með eldmóði, reynslu og færni eins og þeir lýsa honum, hefur hann áreiðanlega mótað þá félaga og átt sinn þátt í þeim árangri sem þeir hafa náð. Helgi Þór var um tíma forstjóri Orkuveitu Reykjavíkur á miklum umbreytingatímum og það hefur áreiðanlega verið mikilvæg reynsla.

Vel og illa heppnuð verkefni

Ég vil taka eitt dæmi um áhugavert efni í bókinni Skipulagsfærni sem mér hefur oft verið hugleikið þ.e. hvenær og hvers vegna stór verkefni eru vel eða illa heppnuð og viðhorfin breytast jafnvel í tímanna rás. Það þarf oft mikla framsýni og skilning á þörfum samfélagsins þegar ráðist er í stór verkefni.

Dæmi um vel heppnuð verkefni að margra áliti, eins og fram kemur í bókinni, eru: Hvalfjarðargöng (en margir spáðu samt illa fyrir því verkefni), Auður í krafti kvenna, Jesus Christ söngleikurinn, kynning landsfundanefndar í USA, Perlan, H-dagurinn, bjórverksmiðja í Rússlandi og Bláa lónið svo nokkur dæmi séu nefnd í bókinni. En svo eru nefnd illa heppnuð verkefni svo sem: Vímulaust Ísland 2002, Flugstöð Leifs Eiríkssonar, Þjóðmenningarhús, 1000 ára afmæli kristni á Íslandi, Þjóðhátíð á Þingvöllum 1994, Grímseyjarferja, Þjóðminjasafnið og Perlan. En hvernig flokkast verkefnin Kárahnjúkavirkjun, Landeyjahöfn, Vaðlaheiðargöng, Harpa, Landsspítali Háskólasjúkrahús, Hellisheiðavirkjun, nýbygging Háskólans í Reykjavík o.fl. þegar fram líða stundir?

Það er áhugavert að hugleiða hvers vegna verkefni eru talin vel eða illa heppnuð og hvernig viðhorf til verkefnanna breytast. Bókin skýrir margt af því sem kemur til álita þegar verkefni eru metin. Eitt dæmi í bókinni má nefna hér.

Óperuhúsið í Sydney

Óperuhúsið í Sydney er eitt þekktasta mannvirki í heimi eins og rakið er í bókinni. "Það er tákn borgarinnar og mikilvægur þáttur í ímynd Ástralíu. Allir ferðamenn vilja láta mynda sig með þetta hús í baksýn; það er ekki bara tákn borgarinnar heldur líka tákn þess hve langt maðurinn getur náð í list sinni, tækni og arkitektúr. Mannvirkið er vissulega stórkostlegt; listaverk og tækniundur í senn. Arkitektinn Jörn Utzon var danskur og hann tók þátt í samkeppni um hönnun á óperuhúsinu í Sydney árið 1957. Tillaga hans var valin úr hópi 230 tillagna. En hvernig gekk þetta verkefni og var það vel heppnað? Sannleikurinn er sá að verkefnið fór á margan hátt ekki eins og til var ætlast. Það tók 16 ár að reisa húsið og verkefnið fór óralangt fram úr upphaflegri kostnaðaráætlun og varð á endanaum fjórtán sinnum dýrara en upphaflega var áætlað. Í ljósi þessa má spyrja: "Var Óperuhúsið í Sydney vel heppnað eða illa heppnað verkefni?"

Hver verða góð og slæm verkefni á Íslandi?

Í þessu ljósi má velta fyrir sér hvort tónlistar- og ráðstefnuhúsið Harpa, Perlan og Flugstöð Leifs Eiríkssonar og önnur stór verkefni á Íslandi séu farsæl og mikilvæg fyrir Ísland. Oftar en ekki hefur þjóðin ekki verið nógu stórhuga eins og dæmið sýnir um flugstöðina, sem varð fljótlega allt of lítil og ekki var hugað að stækkunarmöguleikum. Sama á eftir að gilda um Hörpu. Hún er síst of stór og mun verða of lítil til að hýsa stærri tónleika og ráðstefnur á næstu áratugum. Getur verið að sagan dæmi sum verkefni góð, en önnur slæm án tillits til umræðunnar þegar verkefnin voru í gangi? Þarf ekki stundum að réttlæta verkefni með þjóðfélagslega eða samfélagslega hagsmuni í huga þar sem ávinningurinn kemur ekki ljós fyrr en síðar?

Samskiptafærni

Það er sérlega áhugavert að lesa þessar bækur saman, því skipulag, verkstjórn og góður árangur næst yfirleitt aldrei nema með góðu samstarfi, hópstarfi og samskiptafærni, eins og segir í bókinni "Samskiptafærni". "Samskiptafærni er getan til að koma á og viðhalda heilbrigðum, uppbyggilegum og árangursríkum tengslum við annað fólk. ... Samskiptafærni snýst um að geta sýnt samhug, hluttekningu, virðingu, kunna að hlusta á aðra, taka af skarið og eiga opin samskipti í stærri hóp."

Það er mín reynsla, og ég held flestra annarra, að hópstarf og þegar að stjórnendur skipulagsheildar vinni þétt saman og rói í sömu átt sé lykillinn að góðum árangri. Þegar ég las þessa bók kom eftirfarandi upp í hugann úr bókinni "The Five Dysfunctions of a Team" eftir Patric Lencioni.

"Not finance, not strategy, not technology. It is teamwork that remains the ultimate competitive advantage, both because it is so powerful and so rare.

If you could get all the people in an organization rowing in the same direction, you could dominate any industry, in any market, against any competion, at any time.

Whenever I repeat that adage to a group of leadars, they immediately nod their heads, but in a desperate sort of way. They seem to grasp the truth of it while simultaneously surrendering to the impossibility of actually making it happen."

And that is where the rarity of teamwork comes into play."

Reynsla og þekking endurspeglast í þessum tveimur bókum

Að mörgu þarf að hyggja ef frumlegt skal byggja og verkefni sem fara fram úr kostnaði eða virðast ekki arðsöm geta skilað góðum árangri til lengri tíma litið, en önnur verkefni sem hafa í raun staðist kostnaðaráætlun geta verið glatað fé. Það var mjög áhugavert og fróðlegt að lesa þessar tvær bækur og þær ættu að vekja okkur enn betur til umhugsunar um það hvað reynsla, menntun og aukin þekking skiptir miklu máli til að takast á við tækifærin og ógnanirnar sem tengjast stærri verkefnum og stjórnun þeirra.

Hvað fannst þér um þessa grein? Láttu okkur vita

Lesa grein

Um Bókahornið

Hér birtast ritdómar um áhugaverðar bækur sem tengjast fjármálum, efnahagsmálum, hagsögu og skyldum efnum. Umsjónarmaður Bókahornsins er Þorkell Sigurlaugsson framkvæmdastjóri hjá HR.

Skráðu þig í fréttaveitur Landsbankans
RSS fréttaveitur